Wij zijn op zoek naar een secretaresse/officemanager voor 16 a 20 uur per week
Ben jij een pro-actieve, flexibele, zelfstandig werkende secretaresse/officemanager die ons team komt versterken? AerreA is op korte termijn op zoek naar versterking van ons secretariaat voor 16 tot 20 uur. AerreA is een GGZ instelling exclusief voor zorgverleners. Ons team bestaat uit 14 behandelaren, een operationeel directeur, een finance manager en een officemanager die ook 20 uur werkt.
Functiebeschrijving
Je werkzaamheden:
- Je bent werkzaam op het secretariaat, waar patiënten kunnen binnenlopen met hun vragen.
- Je behandelt mail en telefoon van patiënten, maar ook van verwijzers, huisartsen en nieuwe aanmeldingen.
- Je ontvangt patiënten die voor het eerst komen.
- Je werkt met het elektronisch patiëntendossier Epos. Je doet hierin het agendabeheer voor de behandelaren en brengt wijzigingen aan in de patiëntendossiers.
- Je controleert of verwijsbrieven en patiëntendossiers de juiste informatie bevatten
- Je scant en verwerkt documenten
- Je beheert inkomende en uitgaande post
- Je informeert (aankomende) patiënten over verzekeringen, contracten en administratieve aangelegenheden en ondersteunt de finance manager
- Je onderhoudt de website (het technische gedeelte wordt door de webbouwer onderhouden). Ervaring met WordPress is een pré.
- Je onderhoudt de social media van AerreA
- Je verwerkt ziekmeldingen van het team
- Coördineert contacten met de systeembeheerder voor ICT. Je ondersteunt bij facilitaire zaken als bestellingen en verzorgen van de lunch (gezamenlijke taak team).
Functie-eisen
- Je werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg.
- Je bent servicegericht en hebt goede communicatieve en sociale vaardigheden.
- Je bent integer, accuraat en zorgvuldig. Je verwerkt de gegevens op een nauwkeurige en discrete manier.
- Je bent pro-actief, signaleert onjuistheden, durft te vragen en leert snel. Je beschikt over een probleemoplossend vermogen
- Je hebt kennis van Excel en bent in staat om snel wegwijs te worden in nieuwe programma’s.
- Je bent beschikbaar op
Samen met de andere officemanager zorg je ervoor dat het bij AerreA reilt en zeilt, dat patiënten zich welkom en op hun gemak voelen en dat de behandelaars hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Ook werk je veel voor operationeel directeur en finance manager. Behandelaren hebben een groot deel van de dag afspraken. Je kunt dan ook goed alleen en zelfstandig je taken uitvoeren.
Wat bieden wij:
- Een fantastische werkplek. AerreA is gevestigd in een stolpboerderij in Wormer, omgeven door schapen, paarden en groen.
- Een plek in een fijn team waar we plezierig en informeel met elkaar omgaan en gezamenlijk lunchen, ’s zomers uit eigen moestuin
- Een zelfstandige functie waarin je veel zelf kunt bepalen
- Een salaris volgens de CAO GGZ afhankelijk van leeftijd en ervaring in functiegroep 35/40.
Meer informatie of meteen solliciteren? Bel met Petra van Dijk, operationeel directeur of Marianne Arnold op +31 645885885 en stuur een mail met je CV én motivatie naar secretariaat@aerrea.nl. Reageren op deze vacature kan tot 6 november a.s.